FAQ Collaboration libérale

Rappelons que la collaboration libérale entre avocats est soumise aux règles édictées par :

- L’article 18 de la Loi n°2005-882 du 2 Août 2005 ;
- Les Articles 7 et 17 de la Loi n°71-1130 du 31 Décembre 1971 ;
- Les Articles 129 à 135 & 142 à 153 du Décret n°91-1197 du 27 Novembre 1991 ;
- L’article 14 du Règlement Intérieur National (RIN) ;
- L’article P. 14 du Règlement Intérieur du Barreau de Paris (RIBP) ;
- L'Annexe VI du Règlement Intérieur du Barreau de Paris (RIBP) ;

Et …. Surtout … :

- Le contrat de collaboration libérale signé entre les parties ;

- ainsi que ses avenants éventuels ....

Les réponses qui suivent sont faites au regard des dispositions règlementaires a minima applicables au contrat de collaboration libérale.

Elles ne préjudicient pas des dispositions plus favorables que le collaborateur libéral peut obtenir en négociant le contenu de son contrat de collaboration avec son cabinet.

Rappelons par ailleurs que les modifications des dispositions réglementaires, y compris celles du Règlement Intérieur National, s’appliquent, sauf dispositions contraires contenues dans celles-ci, aux contrats de collaboration en cours à compter de leur publication au JOURNAL OFFICIEL (Cour d’Appel de Paris 10 Février 2009, RG n°07/01644).

En cas de conflits ...

Sauf meilleurs accords entre les parties, le collaborateur a droit à 5 semaines de repos rémunérés sur 12 mois travaillés à la date anniversaire du contrat de collaboration, c'est à dire pour 12 mois de présence effective.

Si les 12 mois de présence effective ne sont pas complets, les repos rémunérés se calculent au prorata temporis.

Le collaborateur ne peut prendre, sauf accord avec son cabinet, plus de 3 semaines consécutives au cours des mois de Juillet et Août, et plus de 2 semaines consécutives les autres mois de l'année.

La collaboration à temps partiel ne modifie pas le nombre des jours de repos rémunérés dus.

Les arrêts pour maladie, maternité, paternité ou adoption constituent des périodes de suspension de l'exécution du contrat. Il en découle que :

- la période pendant laquelle le contrat de collaboration est suspendu n'entre pas dans le calcul des repos rémunérés, elles ne constituent pas des périodes de présence effective.

Note : un Arrêt de la Cour d’Appel de Paris en date du 25 Novembre 2008 (RG n°06/19932) a pu décider du contraire, et considérer qu’il n’y avait pas lieu de réduire les périodes de repos rémunéré au proratra des périodes de suspensions du contrat de collaboration sur un an. Cet arrêt, juridiquement discutable n’a pas été soumis à la censure de la Cour de cassation, la suite de la FAQ n’en tiendra pas compte.

- les périodes de suspension du contrat ne se confondent en aucun cas avec les périodes de repos rémunéré.

Les repos rémunérés non pris sont perdus, ils peuvent toutefois être reportés d’une année sur l'autre ou faire l’objet d’une indemnisation mais uniquement à condition que les parties se mettent d’accord, cet accord devant de préférence être formalisé par écrit.

Exemple :

Pour un collaborateur ayant commencé le 1er septembre, il aura droit à 5 semaines (35 jours) de repos pour la période du 1er Septembre N au 1er septembre N + 1.

Si pendant cette même période, il suspend son contrat 30 jours pour maladie, il convient alors de réduire la période de repos au prorata de la suspension soit :

35 – (30/365 x 35) = 32 jours de repos en sus de ses arrêts maladie

Si pendant cette même période, une collaboratrice suspend son contrat 12 semaines en raison d’un congé maternité, elle aura droit à :

35 – (84/365 x 35) = 27 jours de repos en sus de son congé maternité

« En cas d'indisponibilité pour raison de santé au cours d'une même année civile, le collaborateur reçoit pendant deux mois maximum sa rétrocession d'honoraires habituelle, sous déduction des indemnités journalières éventuellement perçues au titre des régimes de prévoyance collective du barreau ou individuelle obligatoire » (article 14.3 du RIN).

Suivant les dispositions de l'article 14.3 du RIN, en cas de maladie, le collaborateur perçoit sa rémunération pendant 2 mois, sous déduction des indemnités journalières perçues sous ce chef de la sécurité sociale et des régimes complémentaires obligatoires de prévoyance.

Exemple :

Pour un collaborateur qui perçoit une rétrocession de 3.000 euros HT mensuelle.

Si au cours du mois il a perçu 500 €uros d’Indemnités Journalière de la LPA en raison d’arrêts maladie, le cabinet lui versera une rétrocession de :

3.000 – 500 = 2.500 €uros HT.

Ces arrêts maladies peuvent être successifs : le principe étant que le total des arrêts indemnisés soit de 2 mois au cours de la même année civile.

Au-delà de 2 mois, les jours d’arrêt de travail entraineront une réduction de la rétrocession au prorata des jours non travaillés dans le mois sans prises en compte des IJ éventuellement perçues par le collaborateur.

La maladie suspend le contrat et donc la période pendant laquelle le collaborateur est malade n’entre pas dans le calcul des repos rémunérés.

Si le contrat de collaboration est à temps partiel, la déduction se fait alors en fonction d'un prorata temporis (Avis de la Commission de la Collaboration du 16 Novembre 2007).

Exemple :

Pour un collaborateur qui perçoit une rétrocession de 1.500 €uros HT mensuelle à mi-temps.

Si au cours du mois il a perçu 500 €uros d’Indemnités Journalière de la LPA en raison d’arrêts maladie, le cabinet lui versera une rétrocession de :

1.500 – 500 / 2 = 1.250 €uros HT.

« La collaboratrice libérale enceinte est en droit de suspendre sa collaboration pendant au moins douze semaines à l’occasion de l’accouchement, réparties selon son choix avant et après accouchement avec un minimum de six semaines après l’accouchement. » (Article 14.3 du RIN).

Sauf meilleurs accords entre les parties, la collaboratrice a droit à 12 semaines de repos rémunérés, réparties selon son choix avant et après la naissance de l’enfant avec un minimum de 6 semaines aprés la naissance de l’enfant.

La prudence conseille d'officialiser la déclaration de grossesse auprès de votre cabinet (notamment en raison de la protection contre la rupture du contrat à l’initiative du cabinet qui en découle, laquelle commence à compter de la déclaration de grossesse).

La délicatesse voudrait que le cabinet soit également prévenu, dès la déclaration de grossesse, de la date présumée de l'accouchement, de la date prévue du départ et du retour (sauf complication médicale).

C'est le médecin qui décide de l'arrêt qui est le plus opportun pour la collaboratrice enceinte compte tenu de son état de santé.

Le repos maternité suspend le contrat et donc la période de repos maternité n’entre pas dans le calcul des repos rémunérés.

Elles ne se confondent pas non plus avec les périodes de repos rémunérés.

Note : L'usage au Barreau de Paris est de considérer que la période commence au plus tôt 6 semaines avant date présumée du terme et finit, au plus tard, 10 semaines après date présumée du terme.

En cas d’adoption ou de paternité, les textes ne prévoient aucune obligation de suspension du contrat de collaboration, et ce bien que les textes du Code de la Sécurité Sociale prévoient une indemnisation en cas de cessation d’activité comme en matière de maternité.

Il convient de prévoir des dispositions particulières à cet égard dans le contrat de collaboration. Voir le modèle de contrat de collaboration en Annexe.

Dans tous les cas, l’interruption suspend le contrat et donc la période n’entre pas dans le calcul des repos rémunérés.

Note : L’usage au Barreau de Paris veut que la collaboratrice ait droit à 10 semaines à partir de l'arrivée de l’enfant en cas d’adoption, et que le collaborateur ait droit à un congé paternité (en cas de naissance ou d’adoption) suivant des modalités prévues par la résolution du Conseil de l’Ordre du 17 Juillet 2007 (Bulletin du Barreau n°25/2007 p. 228).

« La collaboratrice reçoit, pendant la période de suspension de douze semaines, sa rétrocession d'honoraires habituels sous déduction des indemnités versées dans le cadre des régimes de prévoyance collective du Barreau ou individuelle obligatoire. » (Article 14.3 du RIN).

Seules les prestations à caractère indemnitaire doivent être prises en compte : en raison de leur caractère forfaitaire, qui marque leur absence de relation avec l’arrêt de l’activité, les prestations versées à l’occasion de la naissance, prime exceptionnelle liée à un événement particulier, ne sont pas destinées, contrairement aux autres prestations sociales, à compenser les ressources des collaboratrices libérales pendant la période de maternité, et ne sauraient, dès lors, venir en déduction de la rétrocession habituelle (Avis de la commission règles et usages du CNB des 28 Juillet 2003 & 19 Novembre 2003).

Concrètement, la collaboratrice doit déclarer au cabinet l’ensemble des sommes perçues (sécurité sociale et régimes de prévoyance complémentaire inclus) en indemnisation de l’arrêt de son activité pour cause de maternité.

Le cabinet verse alors la rétrocession restant due, déduction faite de ces indemnités.

Si le contrat de collaboration est à temps partiel, la déduction se fait alors en fonction d'un prorata temporis.

Note : les même principes sont applicables en matière de repos paternité ou adoption si ceux-ci ont été contractuellement prévus.

Exemple :

Pour une collaboratrice qui perçoit une rétrocession de 3.000 €uros HT mensuelle.

Si au cours du mois elle a perçu 1.600 €uros d’Indemnités Journalière de l’organisme conventionné de la Caisse RSI – Professions Libérales et de la LPA en raison de son repos maternité, le cabinet lui versera une rétrocession de :

3.000 – 1.600 = 1.400 €uros HT

Si elle est à mi temps, le cabinet lui versera :

3.000 – 1.600 / 2 = 2.200 €uros HT

Le repos maternité étant, sauf meilleur accord des parties, limité à 12 semaines, la question se pose de savoir – notamment en cas de grossesse pathologique – s’il est possible de cumuler le repos maternité avec les périodes de suspension pour maladie.

Note : L’usage au Barreau de Paris veut qu’à partir de 6 semaines avant la date présumée d'accouchement tout arrêt est considéré comme faisant partie de la « maternité normale » et entre dans le cadre de la suspension pour repos maternité.

En cas d’arrêt de travail dans la période antérieure à 6 semaines, et postérieurement à l’accouchement à l’issu du repos maternité : les périodes correspondantes peuvent être considéré comme des périodes de maladie et faire l’objet d’arrêts de travail dans les conditions prévues en la matière, et ce dans le limite de deux mois par année civile.

Il est dans ce cadre possible de cumuler un période de repose maternité, dans la limite de 12 semaines, avec une période de repos maladie dans la limite de 2 mois.

« A dater de la déclaration de grossesse et jusqu'à l'expiration de la période de suspension du contrat à l'occasion de l'accouchement, le contrat de collaboration ne peut être rompu, sauf manquement grave aux règles professionnelles non lié à l'état de grossesse. » (Article 14.3 du RIN).

Le cabinet ne peut mettre fin au contrat de collaboration d'une collaboratrice venant d'accoucher qu’à partir de la fin du repos maternité.

Il ne peut pas le faire non seulement pendant le repos maternité, mais également à compter de la déclaration de grossesse.

En ce qui concerne la collaboratrice, celle-ci peut bien évidement rompre son contrat avant son départ en repos maternité (et même après la déclaration de grossesse) ainsi qu’à son retour de repos maternité : elle devra alors effectuer le délai de prévenance conformément aux règles applicables.

Plus délicate est la question de savoir si la collaboratrice peut rompre son contrat pendant le repos maternité : a priori non, dans la mesure où il s’agit d’une période de suspension du contrat, sauf à considérer que la notification de la rupture du contrat peut être faite pendant une période de suspension de celui-ci ce que semble indiquer l’interprétation a contrario de l’article 14.3 du RIN.

Il a ainsi été décidé que : « La collaboratrice peut toujours mettre fin au contrat de collaboration pendant son congé maternité en avisant son cabinet au moins trois mois à l’avance : le préavis peut être affecté sur la période de suspension pendant laquelle, le cabinet doit le maintien de la rétrocession au titre de la maternité » (Avis de la Commission de la collaboration du 25 Novembre 2007).

Il en découle que la notification de la rupture à l’initiative de la collaboratrice peut être fait pendant le repos maternité : les périodes de repos maternité restant s’imputeront sur le délai de prévenance.

Exemple :

Une collaboratrice part en repos maternité le 1er Avril pour 12 Semaines soit jusqu’au 27 Juin.

Elle notifie la rupture de son contrat de collaboration le 30 Avril, pour une date d’effet de la fin du contrat au 30 Août (si le délai de prévenance est de 3 mois).

La période du 1er Mai au 27 Juin, rémunérée en tant que repos maternité, sera imputée sur le délai de prévenance et la collaboratrice effectuera la période du 28 Juin au 30 Août comme fin du délai de prévenance (avec possibilité d’y intégrer des périodes de repos rémunéré restante).

Le principe est que tout rapport entre confrère doit être empreint de confraternité et délicatesse.

Cette règle s'applique aussi pour la rupture de la collaboration.

La rupture peut être verbale.

S’il est craint des tensions à venir, il est préférable de matérialiser la rupture du contrat par l'envoi d'un courrier en recommandé avec accusé de réception ou la remise en main propre comportant la signature du collaborateur et du patron.

La date prise en compte est soit la date d'envoi de la lettre LRAR soit la date de la remise en propre.

La rupture n’a pas à être motivée, mais les conditions de la rupture peuvent donner lieu à dommages et intérêts si elles caractérisent une faute dans l’exécution de la relation contractuelle, notamment en raison des conditions vexatoires de la rupture.

Le délai de prévenance est une période normale d’exécution du contrat de collaboration : c’est le temps qu’il reste à exécuter le contrat entre le moment où la rupture a été annoncée et le moment où elle devient effective et le contrat prend fin.

Par conséquent, le contrat de collaboration doit être exécuté normalement par les parties, sous réserves du temps nécessaire pour le collaborateur afin de trouver une nouvelle collaboration ou de préparer son installation ou association

Le collaborateur ne peut pas refuser de le faire contre indemnités, sauf si la demande émane du cabinet.

Note : le délai de prévenance est aussi destiné à permettre au cabinet d’assurer le remplacement du collaborateur et la « succession » dans la gestion de dossiers : si celui-ci n’est pas exécuté du fait du collaborateur, ce dernier peut être tenu d’indemniser le cabinet du « préjudice » subi.

Le cabinet doit permettre à son collaborateur de pouvoir effectuer son délai de prévenance, dans les conditions normales et loyales.

Toutefois, si le collaborateur n'est pas en mesure d'effectuer le délai de prévenance, du seul fait du cabinet, il sera indemnisé du montant de sa rétrocession pour le temps correspondant à ce délai de prévenance.

En tout état de cause, la dispense d’effectuer le délai de prévenance donnée par le cabinet au collaborateur ne concerne que les dossiers que le collaborateur traite pour le compte du cabinet : elle ne prive pas le collaborateur du droit de bénéficier, au sein du cabinet, d’une structure d’accueil de travail et de réception au son du cabinet pendant le restant du délai de prévenance (Sentence Arbitrale du 23 Février 2006, RG n°15.0130), afin qu’il puisse, notamment, continuer à traiter sa clientèle personnelle (Avis de la Commission de la Déontologie du 12 Novembre 2004).

Le cabinet peut toutefois mettre un terme unilatéralement au délai de prévenance et à la domiciliation du collaborateur en invoquant un « manquement grave flagrant aux règles professionnelles » conformément à l’article 14.4 du RIN. La jurisprudence est, à cet égard, très stricte sur la définition et sur la preuve du « manquement grave flagrant aux règles professionnelles ».

L’article 14.4 du RIN dispose que, sauf accord plus favorable au collaborateur au moment de la rupture, les parties peuvent mettre fin à leur contrat de collaboration en avisant l'autre au moins :

- 8 jours en période d'essai,
- 3 mois jusqu'à 4 ans de présence du collaborateur au sein du cabinet,
- 4 mois à partir de 4 ans de présence du collaborateur au sein du cabinet,
- 5 mois à partir de 5 ans de présence du collaborateur au sein du cabinet,
- 6 mois à partir de 6 ans de présence du collaborateur au sein du cabinet.

Note : si le contrat en période d’essai (laquelle ne saurait être supérieure à 3 mois, renouvellement(s) compris) n’a pas été rompu dans les 8 jours de son terme, il n’est pas possible d’y mettre fin autrement qu’en respectant le délai de prévenance de 3 mois : ainsi dans l’hypothèse d’une période d’essai de 30 jours, la rupture dans le cadre de la période d’essai devra être notifiée avant le 22ème jour.

Le délai de prévenance doit être pris en compte pour le calcul de la période de repos si le collaborateur travaille pendant ce délai : la période de 1 an au regard de laquelle est déterminée la durée des périodes de repos devra inclure la durée du délai de prévenance.

Les repos rémunérés doivent être obligatoirement purgés avant la fin du délai de prévenance sinon ils sont perdus.

D’une part, les périodes de repos rémunérées, qui ne sont pas des congés payés, ne se traduisent pas par une indemnité compensatrice, sauf accord écrit entre les parties.

D’autre part, les périodes de repos rémunérées non prises à l’issue du contrat de collaboration, ne sont pas reportables sur le nouveau contrat de collaboration signé, par la suite, avec un nouveau cabinet, sauf accord entre les parties.

Il est, en conséquence, vivement conseillé en cas de rupture du contrat de collaboration libérale de vérifier immédiatement les périodes de repos rémunérées restant à prendre et d’informer immédiatement le cabinet de son intention de prendre ses congés en indiquant les dates souhaitées.

Pendant le délai de prévenance, le contrat pourra être suspendu dans les conditions de droit commun pour maladie et maternité, sans que ces périodes de suspension n’aient d’incidence sur la date de fin du contrat qui reste fixée à l’issue du délai de prévenance applicable à la date de notification de la rupture.

Si la suspension, pour maladie ou maternité, va au delà de la date de fin du contrat, le contrat sera rompu à la date prévu et la période de suspension s’arrêtera à cette même date.

Exemple :

Pour un collaborateur ayant commencé un 1er Septembre, et ayant moins de 4 ans de présence dans le cabinet.

Il aura droit à 5 semaines (35 jours) de repos pour la période du 1er Septembre N au 1er Septembre N + 1.

Si la rupture du contrat est notifiée le 30 Avril, le délai de prévenance de 3 mois s’achèvera le 1er Août en fin de journée.

Sur cette période de 11 mois, il convient de réduire la période de repos au prorata soit :

35 – (30/365 x 35) = 32 jours de repos

Si pendant cette même période, le collaborateur a déjà pris 7 jours de repos, il lui reste 25 jours de repos.

Il lui est possible de prendre 3 semaines en Juillet / Août soit 21 jours.

Dès lors,

- soit il prend 4 jours en Juin et 21 Jours restant en Juillet / Août ;

- soit il ne prend rien en Juin et ne pourra prendre que 21 jours en Juillet / Août ;

- il est possible, mais uniquement en accord avec son cabinet, de prendre les 25 jours restant fin Août.

Si la rupture du contrat est notifiée le 30 Juin, le délai de prévenance de 3 mois s’achèvera le 1er Octobre en fin de journée.

Il aura alors droit à :

- 35 - 7 soit 28 jours de repos au titre de la période du n1er Septembre N au 1er Septembre N + 1,

- 35 – (335/365 x 35) = 3 jours de repos au titre de la période du 1er Septembre au 1er Octobre.

Dans ce dernier cas le collaborateur ne pourra, sauf accord avec son cabinet, que prendre 21 jours entre le 1er Juillet et le 1er Septembre (7 jours étant définitivement perdus) et 3 jours entre le 2 Septembre et le 1er Octobre suivant.

A l’expiration du délai de prévenance, le collaborateur quitte le cabinet.

Il convient toutefois de noter que :

1. Il peut demeurer domicilié au Cabinet jusqu’à ce qu’il ait fait connaitre ses nouvelles conditions d’exercice et coordonnées professionnelles, et ce pour une durée maximale de trois mois,

2. Son courrier doit être transmis à ses nouvelles coordonnées et ses nouvelles coordonnées téléphoniques et postales doivent être communiquées à ceux qui en font la demande,

3. Il est en droit d’emporter avec lui, non seulement toutes les données et documents concernant ses dossiers personnels mais également (cf. Avis déontologique, Bulletin du Barreau de Paris 2006 n°6 p. 54) :

- la documentation qu’il a réunie au cours de sa collaboration, en en laissant, le cas échéant, une copie au cabinet,

- les actes (assignations, conclusions, contrats, consultations …) auxquels il a participé pour le compte du cabinet, et ce dans le strict respect du secret professionnel, sauf si le cabinet justifie d’un motif particulier et légitime pour s’y opposer,

- les modèles d’actes judicaires ou juridiques, en accord avec le cabinet, un tel accord ne pouvant être raisonnablement refusé lorsque le collaborateur est l’auteur des modèles concernés.

4. Il n’a en aucun cas besoin de solliciter l’autorisation du cabinet avant de prêter son concours à un client de celui-ci, mais doit seulement l’en informer et ce pendant une durée de deux ans.

5. S’agissant de son adresse mail, il convient de noter que bien qu’il leur soit recommandé d’avoir leur propre adresse mail pour leurs dossiers personnels, les collaborateurs ont souvent une adresse mail qui est celle de leur cabinet.

Pour autant, il n’appartient en aucun cas au cabinet de prend l’initiative de trier les mails qui viendraient à être adressés sur la boite mail du collaborateur après son départ.

Un message d’erreur doit alors être établi suivant le modèle suivant :

« Maître X a quitté le cabinet Y le ….

Si votre message concerne un dossier du Cabinet Y, veuillez l’adresser à l’adresse suivante : et/ou contacter la personne suivante :

Si votre message concerne un dossier de Maître X, veuillez l’adresser à l’adresse suivante : et/ou le contacter à ses nouvelles coordonnées : ».

Si vous rencontrez la moindre difficulté dans le cadre de votre collaboration, vous pouvez appeler de façon anonyme le local de l’UJA (tél. 01 43 25 58 11) et demander à parler à l’un des responsables de SOS collaborateurs.

Un nom et un numéro de téléphone vous seront indiqués.

Vous pourrez alors exposer votre difficulté et trouver, nous l’espérons, une réponse à votre interrogation.

En cas de nécessité, SOS collaborateur peut être à vos côtés dans le cadre de la commission de conciliation de l’Ordre.

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